Archiwum Państwowe w Łodzi - Wyjaśnienie niektórych pojęć

Wyjaśnienie niektórych pojęć

• akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

• archiwista - realizującego zadania archiwum zakładowego/składnicy akt pracownika podmiotu;

• ekspertyza archiwalna – ocena wartości archiwalnej dokumentacji i ustalenie jej kalifikacji archiwalnej (może być dokonana poprzez szczegółowe sprawdzenie zawartości jednostek archiwalnych przez przedstawiciela archiwum państwowego lub w drodze szczegółowego opisu jej zawartości);

• klasyfikacja archiwalna- podział dokumentacji na grypy rzeczowe w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym odpowiednich symboli klasyfikacyjnych;

• komórka organizacyjna — wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy;

• kwalifikacja archiwalna – zaliczanie do odpowiednich kategorii archiwalnych dokumentacji danego wytwórcy;

• metadane — zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

• odwzorowanie cyfrowe — dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

• paginacja – oznaczanie liczbą kolejności stron w jednostce archiwalnej; z pojęciem tym związane jest pojęcie foliacji – oznaczanie liczbą kolejności kart w księdze, poszycie, pliku;

• pismo — wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

• prowadzący sprawę — osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;

• przesyłka — dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

• skład chronologiczny — uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;

• skład informatycznych nośników danych — uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;

• skontrum – kontrola zasobu archiwalnego polegająca na porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic miedzy zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym, w tym ustalenie ewentualnych braków;

• sprawa — zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

• sukcesja (dziedziczenie) materiałów archiwalnych – przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora. Rozróżniamy sukcesję czynną i sukcesję bierną.

• sukcesja czynna – materiały archiwalne spraw niezakończonych przez sukcesodawcę, przejęte przez sukcesora, potrzebne do jego dalszej bieżącej działalności.
• sukcesja bierna – materiały archiwalne przejęte przez sukcesora, niepotrzebne do jego bieżącej działalności.

• system EZD — system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

• system tradycyjny — system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

• teczka aktowa — materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

• twórca zespołu – jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja itp.) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna przejawiająca działalności w określonych dziedzinach życia społecznego.

• znak akt (znak teczki) – zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, np.:

DOP.091

gdzie:

DOP to oznaczenie komórki organizacyjnej.ds. organizacyjno-prawnych,

091 to symbol klasyfikacyjny grupy rzeczowej akt zatytułowanej „kontrole zewnętrzne”.

Znak akt jest jednym z elementów opisu teczki aktowej.

• znak sprawy - zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt oraz zawierający numer sprawy, pod którym zarejestrowano ją w spisie spraw (rejestrze) dla danego roku kalendarzowego, np.:

DOP.091.1.2022

gdzie:

DOP to oznaczenie komórki organizacyjnej.ds. organizacyjno-prawnych,

091 to symbol klasyfikacyjny grupy rzeczowej akt zatytułowanej „kontrole zewnętrzne”,

1 to numer sprawy, pod którym ją zarejestrowano w spisie spraw (rejestrze),

2022 to oznaczenie daty rocznej.