Obowiązki jednostek organizacyjnych wynikające z ustawy archiwalnej
Każda państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zobowiązana jest do właściwego postępowania z dokumentacją w nich powstającą i gromadzoną.
Zakres obowiązków danej jednostki organizacyjnej uzależniony jest od jej statusu. Jednostki te dzielą się na:
- jednostki będące wytwórcami materiałów archiwalnych
- jednostki nie wytwarzające materiałów archiwalnych
ad. 1 OBOWIAZKI JEDNOSTEK WYTWARZAJĄCYCH MATERIAŁY ARCHIWALNE
- przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji);
- opracowanie, wprowadzenie i stosowanie uzgodnionych z właściwym archiwum państwowym przepisów kancelaryjno-archiwalnych, w postaci: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego;
- klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji w oparciu o ww. jednolity rzeczowy wykaz akt;
- zorganizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego (odpowiedni lokal i odpowiednia obsada);
- gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie oraz odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach zakładowych;
- udostępnianie zasobu archiwum zakładowego pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej;
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego;
- przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym po upływie terminu określonego w obowiązujących przepisach;
ad. 2 OBOWIAZKI JEDNOSTEK NIE WYTWARZAJĄCYCH MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
- przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji);
- opracowanie, wprowadzenie i stosowanie uzgodnionych z właściwym archiwum państwowym przepisów kancelaryjno-archiwalnych, w postaci: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt;
- klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji w oparciu o ww. jednolity rzeczowy wykaz akt;
- zorganizowanie i prowadzenie składnicy akt (odpowiedni lokal i odpowiednia obsada);
- gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie oraz odpowiednie zabezpieczanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicach akt;
- udostępnianie zasobu składnicy akt pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej;
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego;
WAŻNE:
Obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, spoczywa na wszystkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Jedyne rozróżnienie polega na tym , że jednostki, które nie zostały ustalone jako wytwórcy materiałów archiwalnych nie tworzą akt kat. A, a co za tym idzie nie podlegają kontrolom archiwalnym, a swoją dokumentację gromadzą w składnicach akt (a nie w archiwach zakładowych).
Rozwiń Metryka
Podmiot udostępniający informację: | |
---|---|
Data utworzenia: | 2022-05-24 |
Data publikacji: | 2022-05-24 |
Osoba sporządzająca dokument: | |
Osoba wprowadzająca dokument: | Wojciech Kowaluk |
Liczba odwiedzin: | 3372 |