• akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania; 
  • archiwista - realizującego zadania archiwum zakładowego/składnicy akt pracownika podmiotu; 
  • ekspertyza archiwalna - ocena wartości archiwalnej dokumentacji i ustalenie jej kalifikacji archiwalnej (może być dokonana poprzez szczegółowe sprawdzenie zawartości jednostek archiwalnych przez przedstawiciela archiwum państwowego lub w drodze szczegółowego opisu jej zawartości); 
  • klasyfikacja archiwalna - podział dokumentacji na grypy rzeczowe w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym odpowiednich symboli klasyfikacyjnych; 
  • komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy; 
  • kwalifikacja archiwalna - zaliczanie do odpowiednich kategorii archiwalnych dokumentacji danego wytwórcy; 
  • metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie; 
  • odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; 
  • paginacja - oznaczanie liczbą kolejności stron w jednostce archiwalnej; z pojęciem tym związane jest pojęcie foliacji – oznaczanie liczbą kolejności kart w księdze, poszycie, pliku; 
  • pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia; 
  • prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy; 
  • przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne; 
  • skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD; 
  • skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej; 
  • skontrum - kontrola zasobu archiwalnego polegająca na porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic miedzy zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym, w tym ustalenie ewentualnych braków; 
  • sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości; 
  • sukcesja (dziedziczenie) materiałów archiwalnych - przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora. Rozróżniamy sukcesję czynną i sukcesję bierną. 
    • sukcesja czynna - materiały archiwalne spraw niezakończonych przez sukcesodawcę, przejęte przez sukcesora, potrzebne do jego dalszej bieżącej działalności.
    • sukcesja bierna - materiały archiwalne przejęte przez sukcesora, niepotrzebne do jego bieżącej działalności. 
  • system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych; 
  • system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci; 
  • teczka aktowa - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej; 
  • twórca zespołu - jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja itp.) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna przejawiająca działalności w określonych dziedzinach życia społecznego. 
  • znak akt (znak teczki) - zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, np.:
    DOP.091
    gdzie:
    DOP to oznaczenie komórki organizacyjnej.ds. organizacyjno-prawnych,
    091 to symbol klasyfikacyjny grupy rzeczowej akt zatytułowanej „kontrole zewnętrzne”.
    Znak akt jest jednym z elementów opisu teczki aktowej.
  • znak sprawy - zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt oraz zawierający numer sprawy, pod którym zarejestrowano ją w spisie spraw (rejestrze) dla danego roku kalendarzowego, np.:
    DOP.091.1.2022
    gdzie:
    DOP to oznaczenie komórki organizacyjnej.ds. organizacyjno-prawnych,
    091 to symbol klasyfikacyjny grupy rzeczowej akt zatytułowanej „kontrole zewnętrzne”,
    1 to numer sprawy, pod którym ją zarejestrowano w spisie spraw (rejestrze),
    2022 to oznaczenie daty rocznej.