Każda państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zobowiązana jest do właściwego postępowania z dokumentacją w nich powstającą i gromadzoną.

Zakres obowiązków danej jednostki organizacyjnej uzależniony jest od jej statusu. Jednostki te dzielą się na:

  1. jednostki będące wytwórcami materiałów archiwalnych
  2. jednostki nie wytwarzające materiałów archiwalnych

ad. 1 Obowiązki jednostek wytwarzających materiały archiwalne

  • przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji);
  • opracowanie, wprowadzenie i stosowanie uzgodnionych z właściwym archiwum państwowym przepisów kancelaryjno-archiwalnych, w postaci: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego;
  • klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji w oparciu o ww. jednolity rzeczowy wykaz akt;
  • zorganizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego (odpowiedni lokal i odpowiednia obsada);
  • gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie oraz odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach zakładowych;
  • udostępnianie zasobu archiwum zakładowego pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej;
  • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego;
  • przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym po upływie terminu określonego w obowiązujących przepisach;

ad. 2 Obowiązki jednostek nie wytwarzających materiałów archiwalnych

  • przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji);
  • opracowanie, wprowadzenie i stosowanie uzgodnionych z właściwym archiwum państwowym przepisów kancelaryjno-archiwalnych, w postaci: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt;
  • klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji w oparciu o ww. jednolity rzeczowy wykaz akt;
  • zorganizowanie i prowadzenie składnicy akt (odpowiedni lokal i odpowiednia obsada);
  • gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie oraz odpowiednie zabezpieczanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicach akt;
  • udostępnianie zasobu składnicy akt pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej;
  • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego;

Ważne
Obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, spoczywa na wszystkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Jedyne rozróżnienie polega na tym , że jednostki, które nie zostały ustalone jako wytwórcy materiałów archiwalnych nie tworzą akt kat. A, a co za tym idzie nie podlegają kontrolom archiwalnym, a swoją dokumentację gromadzą w składnicach akt (a nie w archiwach zakładowych).