Podstawy prawne przejmowania materiałów archiwalnych:

  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164).
    • art. 5 – dotyczy organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;
    • art. 32– dotyczy archiwów wyodrębnionych;
    • art. 44 – dotyczy jednostek ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego.
  • §§ 5 – 8 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i  brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r., poz. 246).
  • inne resortowe przepisy prawne, które regulują zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych terytorialnie archiwów państwowych;

Ważne
W przypadku przekazywania dokumentacji elektronicznej zastosowanie mają przepisy §§ 15 – 21 Rozporządzenia Ministra Straw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r.
w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518).

Przejmowanie materiałów archiwalnych koordynowane jest przez pracowników Oddziału II – Ewidencji i Opracowania Zasobu Archiwalnego. W oddziale zamiejscowym za przejęcie materiałów archiwalnych odpowiada Kierownik Oddziału.

Procedura (ogólna) przekazywania akt do archiwum państwowego określona została w cytowanym wyżej rozporządzeniu z 2015 roku. Zgodnie z nim:

  1. Kierownik jednostki organizacyjnej składa zawiadomienie o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania.
    Zawiadomienie powinno zawierać:
    1. informacje zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.
      Ważne
      Informacji tych nie podaje się w przypadku kolejnego przekazania, o ile nie uległy one zmianie.
    2. pisemne wyjaśnienie w przypadku niemożliwości podania ww. danych w całości lub ich części;
    3. roboczy spis materiałów archiwalnych przygotowany zgodnie z § 8 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.
      Ważne
      Spis sporządza się odrębnie dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych, np. dla dokumentacji aktowej, technicznej, kartograficznej itp.

      Dla specyficznych rodzajów dokumentacji dopuszcza się modyfikację poszczególnych rubryk (po ustaleniu z archiwum państwowym).
  2. Pracownicy Oddziału I – kształtowania narodowego zasobu archiwalnego mogą sprawdzić stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych, zarówno w trakcie prac, jak i po ich zakończeniu;
  3. Kierownik jednostki organizacyjnej składa zawiadomienie o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych. Do zawiadomienia dołącza się trzy egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w wersji ostatecznej wraz z ich edytowalną wersją elektroniczną.
  4. Po zaakceptowaniu przez Archiwum Państwowe w Łodzi sposobu uporządkowania i zaewidencjonowania materiałów archiwalnych ustala się termin przejęcia akt. Termin, o którym mowa wyżej ustala się z pracownikiem Oddziału II ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego (tel. 42 636 85 35).
  5. Potwierdzenie przejęcia materiałów archiwalnych przez Archiwum Państwowe w Łodzi następuje w terminie uzgodnionym przez strony, nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia przekazania materiałów archiwalnych.

W oddziale zamiejscowym stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych sprawdzają pracownicy tego Oddziału. Natomiast termin przejęcia akt ustala kierownik Oddziału w Sieradzu (tel. 43 827 16 42).