Archiwum Państwowe w Łodzi

Nadzór

• 
• 

• Obowiązki jednostek organizacyjnych wynikające z ustawy archiwalnej
• Przepisy kancelaryjno-archiwalne
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Przykładowe wzory załączników (formularzy)
• Wyjaśnienie niektórych pojęć
• Przechowalnictwo

Zgodnie z Polskim Słownikiem Archiwalnym z 1974 r. – „nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym to ogół czynności kontrolnych wykonywanych przez władze archiwalne w oparciu o przysługujące im uprawnienia w stosunku do twórców zespołów w zakresie stosowania przez nich właściwego sposobu klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych”.

Archiwum Państwowe w Łodzi nadzoruje ponad 300 jednostek organizacyjnych, z terenu działania Centrali i Oddziału Zamiejscowego w Sieradzu.

Do wykonywania zadań z zakresu kształtowania narastającego zasobu archiwalnego powołany został Oddział IV – Nadzoru Archiwalnego. Zadania nadzoru archiwalnego wykonywane są także przez pracowników Oddziału Zamiejscowego w Sieradzu w stosunku do jednostek organizacyjnych znajdujących się na ich terenie działania.

Główne zadania nadzoru archiwalnego:

• ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego,
• prowadzenie ewidencji jednostek organizacyjnych, wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
• opiniowanie i uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych,
• przeprowadzanie kontroli, ekspertyz i instruktaży dotyczących postępowania z dokumentacją oraz prawidłowego gromadzenia, przechowywania oraz ewidencjonowania a także odpowiedniego zabezpieczania materiałów archiwalnych w archiwach zakładowych,
• opiniowanie wniosków oraz wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął,
• przygotowywanie opinii w zakresie kwalifikacji dokumentacji,
• dokonywanie oceny stanu i prawidłowości uporządkowania materiałów archiwalnych przekazywanych do właściwego Archiwum Państwowego,
• konsultacje i doradztwo w zakresie spraw narastającego zasobu archiwalnego,

Zadania wykonywane przez Oddział IV – Nadzoru Archiwalnego regulowane są przez następujące akty prawne:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246).
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny (Dz. U. z 2015 r. poz. 1733).
• Inne (wybrane) resortowe akty prawne dotyczące postępowania z dokumentacją m.in.
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006 r, nr 206, poz. 1517)
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r, nr 206, poz. 1518)
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519)
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.)
• Zarządzenia i decyzje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz zarządzenia i decyzje Dyrektora Archiwum Państwowego w Łodzi.