Apel Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych do kierujących jednostkami organizacyjnymi

Kierując do Państwa ten apel proszę, o  zwrócenie szczególnej uwagi na potrzebę trwałego zabezpieczenia dokumentacji obrazującej metody pracy, funkcjonowanie podległych Państwu jednostek organizacyjnych, sposobów realizacji zadań i zastosowania nowych narzędzi komunikacji elektronicznej, w tym wszelkich materiałów informacyjnych i procedur adresowanych do pracowników oraz podmiotów zewnętrznych z okresu objętego stanem epidemiologicznym.

Szczególnie istotne znaczenie ma także archiwizowanie przez jednostkę własnych stron www i materiałów w social mediach (w sposób umożliwiający odtworzenie strony www w postaci jak najbardziej zbliżonej do tej opublikowanej) oraz trafiających do niej różnymi drogami dokumentów cyfrowych. Ważne przy tym jest, aby materiały te były opisywane, umożliwiając tym samym w przyszłości ich lepsze zarządzanie, wyszukiwanie i opracowanie.

Jednocześnie chciałbym zwrócić Państwa uwagę na fakt, że Archiwa Państwowe, dokonując wartościowania dokumentacji w przyszłości, mogą wystąpić o zmianę kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne. Ten szczególny okres, w którym obecnie funkcjonujemy będzie z pewnością poddany wnikliwej analizie i będziemy dążyli do tego, aby zachować jak największą ilość dokumentacji w każdej postaci, która będzie z nim związana.

Korzystając z okazji zachęcam do kontaktu z właściwym Archiwum Państwowym już teraz. Archiwiści są do Państwa dyspozycji cały czas i zawsze chętnie służą radą i pomocą w kwestiach dotyczących dokumentacji tworzonej i gromadzonej w Państwa jednostce, niezależnie od tego, czy funkcjonuje ona w sferze państwowego, czy niepaństwowego zasobu archiwalnego.

 

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

dr Paweł Pietrzyk

Autor: